Realizar tu propio evento y vender tu propia conferencia es posible, sin embargo…
Seguramente te ataca la primera duda: ¿Qué es lo que debo hacer o por dónde empezar para tener un evento exitoso?
No te preocupes, porque hoy te traemos 5 aspectos que debes seguir para lograr que tu Conferencia o evento sea exitoso.
Así que, el principio de todo es: PLANIFICAR.
Pues, como dice Christina Scalise “La organización no se trata de la perfección; se trata de eficiencia, reducir el estrés y el desorden, ahorrar tiempo y dinero…”
Buscar esa eficiencia en tiempo y recursos es muy importante para todos, pero en especial para el que está empezando, logrando el beneficio final y máximo: LA EXPERIENCIA.
Es por eso que, organizar una conferencia o evento puede ser estresante, ya que necesitas mucho tiempo para planificar, y también saber qué hacer en cada etapa del proceso.
Afortunadamente, hemos establecido 5 aspectos útiles, que te servirán como guía para lograr conseguir eso que buscas como marca personal: visibilidad, renombre, experticia y contrataciones.
1.- Organizar el proceso
Una vez que tienes la idea en mente debes transformarla y conceptualizarla, este proceso lo podemos denominar PLANIFICACIÓN.
Para que un evento sea exitoso, necesitas saber de qué se tratará y si está solucionando algún problema de la audiencia.
La planificación es clave para esto. Si no tienes todo planeado de antemano, todo el proceso no durará mucho más.
Si puedes planificar con anticipación, descubrirás que será más fácil para ti, mantenerte al tanto de las cosas.
Planifica tu evento dividiendo tus tareas en pequeñas partes y a su vez, asigna plazos para cada una de ellas.
Además, no te olvides de la reunión con todos los miembros de tu equipo en persona o en remoto (Zoom, Meets, Skype), esta es una parte vital del proceso.
Planificar con anticipación también te ayuda a descubrir qué hacer cuando las cosas van mal.
Por eso, es importante que todos conozcan su papel, para que puedan reaccionar rápidamente si algo no funciona como se esperaba durante la conferencia o evento.
¡Realmente no hay mejor momento que ahora para comenzar a planificar tu próximo gran evento!
2.- Desarrollar un presupuesto y un cronograma.
Una vez que ya hayas planificado tu evento (lugar, número de personas que asistirán, iluminación, tipo de evento online, plataforma a utilizar, etc).
Es hora de echar números, ya que para planificar un evento exitoso, crear presupuesto y un cronograma es de vital importancia.
Pues su relevancia radica en que te ayudará a determinar lo que puedes y no puedes gastar, es decir te centrará en las posibilidades.
El objetivo de este presupuesto y cronograma es establecer tus metas para el evento y cómo deseas que se ejecute, tanto en términos de aspectos comerciales, como de logística y de configuración del evento.
También, es importante que tengas una línea de tiempo establecida para que sepas qué debes hacer, cuándo y por quién.
Esto te permitirá planificar adecuadamente los esfuerzos de marketing en torno a tu evento.
3.- Reúne un Equipo
Un equipo de expertos podrá darte información valiosa y ayudarte a elaborar estrategias sobre cómo crear un evento exitoso.
Si no eres un experto por tu cuenta, entonces consigue a alguien que se una a tu equipo. Ellos podrán ayudarte a cubrir todos los aspectos del proceso de planificación y facilitar la administración de todo.
Una vez conformes un equipo, asegúrate de que sean completos y tengan una formación diversa para que puedan proporcionar diferentes perspectivas sobre las decisiones. Esto le dará al evento la mejor oportunidad de tener el mayor éxito posible.
Pero, ¿Qué pasa si no puedes contratar un equipo de expertos?
Una buena estrategia, es buscar alianzas con personas que se relacionen a tu área y que puedan complementar eso que te falta.
Invítalos a que participen en tu evento, pues ellos también se beneficiarán de la promoción del mismo.
4.- Haz que tu audiencia se emocione para tu evento.
Una de las cosas más importantes, y que jamás debes pasar por alto, es entusiasmar a tu audiencia para tu próximo evento.
Si una sala llena de clientes potenciales no tiene ningún interés en venir a tu conferencia o evento, entonces no van a aparecer, sin importar cuánto gastes en publicidad.
La mejor manera de entusiasmar a la gente con un evento es crear un sentido de comunidad antes de tu gran día.
Para ello debes:
- Crear expectativa sobre lo que sucederá durante el día y cómo será para los asistentes.
- Comparte historias de experiencias pasadas que hayas tenido con eventos similares.
- Indícales lo que ganarán al asistir, y asegúrate de que están obteniendo el valor de su inversión, al proporcionarle mucho más de lo que esperan de ti a cambio.
Con estos consejos en mente, ¡podrás planificar con anticipación y hacer que tu próximo evento sea más exitoso que nunca!
5.- Otros aspectos.
Algo muy importante para tener en cuenta es, decidir cuántas personas planeas invitar. Si no estás seguro, comienza poco a poco con un grupo pequeño de público para recaudar la retroalimentación que necesitas antes de ir a por más.
Una vez que hayas decidido el número de asistentes, planifica en etapas. Ten en cuenta que con cada edad, hay una línea de tiempo que ayudará a guiar lo que debes hacer durante el evento.
El cronograma también proporcionará responsabilidad y se asegurará de que todo salga según lo planeado.
A continuación, crea un presupuesto para tu evento. Esto ayudará a determinar cuánto dinero te quedará al final de la noche y si tu conferencia puede funcionar sin problemas para todos los involucrados.
Finalmente, culmina los detalles sobre el lugar asegurándote que todo el equipo que necesitas esté disponible y en el lugar adecuado. Como por ejemplo, el espacio asignado para la promoción de tus libros, vendedores o servicio de alimentos.
Bonus pack – Big Conference
Toda conferencia tiene un ciclo de vida que es muy importante alimentar, pues es como un ecosistema que necesita de recursos para siempre ir en mejora continua.
Por eso, un error común es pensar que al terminar la conferencia se terminó el proceso, y nada más alejado de la realidad.
Así que te dejamos 3 aspectos adicionales que siempre debes tomar en cuenta:
Bonus 1: Si lograste impactar con tu presentación y puesta en escena de todo lo que planificaste, entonces es el momento de aprovechar el networking con los asistentes en sala. Te sorprenderá las oportunidades que tendrás si haces esto.
Bonus 2: Una vez finalizado todo el proceso, tómate un tiempo para repasar todo el proceso y verificar qué no se planificó, qué salió mal, qué sobró, qué faltó.
Este paso es muy importante, que si realizaste el evento con un equipo, es preciso que se reúnan y generen una mesa de trabajo para conversar sobre todo lo que no se tomó en cuenta y posibles errores, para luego dar solución.
Bonus 3: Siempre pide feedback a las personas asistentes, pues esto te ayudará a mejorar, ya que ellos verán todo desde una perspectiva más neutra.
Esto lo puedes hacer, entregando una pequeña encuesta al culminar el evento.
También, es muy importante que pidas que te promocionen en medios digitales (redes sociales) mediante algún hashtag que debes crear para el evento.
Para recordarte la importancia que de la planificación, te dejamos con la siguiente frase de Benjamin Franklin:
“Por cada minuto dedicado a la organización, se gana una hora”
Visítanos para convertirte en un Conferencista profesional
Realizar tu propio evento y vender tu propia conferencia es posible, sin embargo…
Seguramente te ataca la primera duda: ¿Qué es lo que debo hacer o por dónde empezar para tener un evento exitoso?
No te preocupes, porque hoy te traemos 5 aspectos que debes seguir para lograr que tu Conferencia o evento sea exitoso.
Así que, el principio de todo es: PLANIFICAR.
Pues, como dice Christina Scalise “La organización no se trata de la perfección; se trata de eficiencia, reducir el estrés y el desorden, ahorrar tiempo y dinero…”
Buscar esa eficiencia en tiempo y recursos es muy importante para todos, pero en especial para el que está empezando, logrando el beneficio final y máximo: LA EXPERIENCIA.
Es por eso que, organizar una conferencia o evento puede ser estresante, ya que necesitas mucho tiempo para planificar, y también saber qué hacer en cada etapa del proceso.
Afortunadamente, hemos establecido 5 aspectos útiles, que te servirán como guía para lograr conseguir eso que buscas como marca personal: visibilidad, renombre, experticia y contrataciones.
1.- Organizar el proceso
Una vez que tienes la idea en mente debes transformarla y conceptualizarla, este proceso lo podemos denominar PLANIFICACIÓN.
Para que un evento sea exitoso, necesitas saber de qué se tratará y si está solucionando algún problema de la audiencia.
La planificación es clave para esto. Si no tienes todo planeado de antemano, todo el proceso no durará mucho más.
Si puedes planificar con anticipación, descubrirás que será más fácil para ti, mantenerte al tanto de las cosas.
Planifica tu evento dividiendo tus tareas en pequeñas partes y a su vez, asigna plazos para cada una de ellas.
Además, no te olvides de la reunión con todos los miembros de tu equipo en persona o en remoto (Zoom, Meets, Skype), esta es una parte vital del proceso.
Planificar con anticipación también te ayuda a descubrir qué hacer cuando las cosas van mal.
Por eso, es importante que todos conozcan su papel, para que puedan reaccionar rápidamente si algo no funciona como se esperaba durante la conferencia o evento.
¡Realmente no hay mejor momento que ahora para comenzar a planificar tu próximo gran evento!
2.- Desarrollar un
presupuesto y un
cronograma.
Una vez que ya hayas planificado tu evento (lugar, número de personas que asistirán, iluminación, tipo de evento online, plataforma a utilizar, etc).
Es hora de echar números, ya que para planificar un evento exitoso, crear presupuesto y un cronograma es de vital importancia.
Pues su relevancia radica en que te ayudará a determinar lo que puedes y no puedes gastar, es decir te centrará en las posibilidades.
El objetivo de este presupuesto y cronograma es establecer tus metas para el evento y cómo deseas que se ejecute, tanto en términos de aspectos comerciales, como de logística y de configuración del evento.
También, es importante que tengas una línea de tiempo establecida para que sepas qué debes hacer, cuándo y por quién.
Esto te permitirá planificar adecuadamente los esfuerzos de marketing en torno a tu evento.
3.- Reúne un
Equipo
Un equipo de expertos podrá darte información valiosa y ayudarte a elaborar estrategias sobre cómo crear un evento exitoso.
Si no eres un experto por tu cuenta, entonces consigue a alguien que se una a tu equipo. Ellos podrán ayudarte a cubrir todos los aspectos del proceso de planificación y facilitar la administración de todo.
Una vez conformes un equipo, asegúrate de que sean completos y tengan una formación diversa para que puedan proporcionar diferentes perspectivas sobre las decisiones. Esto le dará al evento la mejor oportunidad de tener el mayor éxito posible.
Pero, ¿Qué pasa si no puedes contratar un equipo de expertos?
Una buena estrategia, es buscar alianzas con personas que se relacionen a tu área y que puedan complementar eso que te falta.
Invítalos a que participen en tu evento, pues ellos también se beneficiarán de la promoción del mismo.
4.- Haz que tu
audiencia se
emocione para tu
evento.
Una de las cosas más importantes, y que jamás debes pasar por alto, es entusiasmar a tu audiencia para tu próximo evento.
Si una sala llena de clientes potenciales no tiene ningún interés en venir a tu conferencia o evento, entonces no van a aparecer, sin importar cuánto gastes en publicidad.
La mejor manera de entusiasmar a la gente con un evento es crear un sentido de comunidad antes de tu gran día.
Para ello debes:
- Crear expectativa sobre lo que sucederá durante el día y cómo será para los asistentes.
- Comparte historias de experiencias pasadas que hayas tenido con eventos similares.
- Indícales lo que ganarán al asistir, y asegúrate de que están obteniendo el valor de su inversión, al proporcionarle mucho más de lo que esperan de ti a cambio.
Con estos consejos en mente, ¡podrás planificar con anticipación y hacer que tu próximo evento sea más exitoso que nunca!
5.- Otros aspectos.
Algo muy importante para tener en cuenta es, decidir cuántas personas planeas invitar. Si no estás seguro, comienza poco a poco con un grupo pequeño de público para recaudar la retroalimentación que necesitas antes de ir a por más.
Una vez que hayas decidido el número de asistentes, planifica en etapas. Ten en cuenta que con cada edad, hay una línea de tiempo que ayudará a guiar lo que debes hacer durante el evento.
El cronograma también proporcionará responsabilidad y se asegurará de que todo salga según lo planeado.
A continuación, crea un presupuesto para tu evento. Esto ayudará a determinar cuánto dinero te quedará al final de la noche y si tu conferencia puede funcionar sin problemas para todos los involucrados.
Finalmente, culmina los detalles sobre el lugar asegurándote que todo el equipo que necesitas esté disponible y en el lugar adecuado. Como por ejemplo, el espacio asignado para la promoción de tus libros, vendedores o servicio de alimentos.
Bonus pack – Big
Conference
Toda conferencia tiene un ciclo de vida que es muy importante alimentar, pues es como un ecosistema que necesita de recursos para siempre ir en mejora continua.
Por eso, un error común es pensar que al terminar la conferencia se terminó el proceso, y nada más alejado de la realidad.
Así que te dejamos 3 aspectos adicionales que siempre debes tomar en cuenta:
Bonus 1: Si lograste impactar con tu presentación y puesta en escena de todo lo que planificaste, entonces es el momento de aprovechar el networking con los asistentes en sala. Te sorprenderá las oportunidades que tendrás si haces esto.
Bonus 2: Una vez finalizado todo el proceso, tómate un tiempo para repasar todo el proceso y verificar qué no se planificó, qué salió mal, qué sobró, qué faltó.
Este paso es muy importante, que si realizaste el evento con un equipo, es preciso que se reúnan y generen una mesa de trabajo para conversar sobre todo lo que no se tomó en cuenta y posibles errores, para luego dar solución.
Bonus 3: Siempre pide feedback a las personas asistentes, pues esto te ayudará a mejorar, ya que ellos verán todo desde una perspectiva más neutra.
Esto lo puedes hacer, entregando una pequeña encuesta al culminar el evento.
También, es muy importante que pidas que te promocionen en medios digitales (redes sociales) mediante algún hashtag que debes crear para el evento.
Para recordarte la importancia que de la planificación, te dejamos con la siguiente frase de Benjamin Franklin:
“Por cada minuto dedicado a la organización, se gana una hora”
Visítanos para convertirte en un Conferencista profesional